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Règlement d'organisation
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Première partie
Base juridique et contenu
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| Art. 1 |
Base juridique
Le règlement d’organisation de la Fondation pour l’Institut suisse de Rome (ci-après l’Institut) est adopté par le Conseil de fondation conformément à l’art. 10 des Statuts.
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| Art. 2 |
Contenu
Le règlement d’organisation, contient:
1.
l’indication de la base juridique et du contenu (première partie).
2.
les règles s’appliquant au Conseil de fondation, à ses commissions et à leur fonctionnement (deuxième partie).
3.
les compétences du directeur [1] et des autres fonctions supérieures de l’Institut (troisième partie).
4.
les dispositions concernant les membres de l’Institut (quatrième partie).
5.
les règles générales valables pour le fonctionnement de la Fondation (cinquième partie).
6.
les dispositions finales et transitoires (sixième partie).
[1] Par volonté de simplification, seul le genre masculin a été retenu pour qualifier les femmes et les hommes qui occupent les fonctions supérieures de l’Institut. Cela étant, la politique de l’Institut est de réaliser le plus vite possible l’égalité des genres.
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Deuxième partie
Le Conseil de fondation et ses commissions
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| Titre I: |
Le Conseil de fondation
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| Art. 3 |
Nomination
Le Conseil de fondation désigne ses membres de droit et procède à la nomination des autres membres par cooptation.
La majorité des membres du Conseil de fondation doit être de nationalité suisse et représenter les composantes culturelles du Pays.
Tous les membres du Conseil de fondation sont élus pour une durée de quatre ans; ils sont rééligibles deux fois.
Les membres ne peuvent pas être remplacés en cas d’absence.
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| Art. 4 |
Caractère honorifique des fonctions au sein du Conseil de fondation
Les fonctions de président, de vice-président et de membre du Conseil de fondation, du Comité exécutif et des autres Commissions sont honorifiques.
Seuls les débours et frais divers effectifs (voyages, repas, etc.) peuvent être remboursés.
Pour certaines prestations extraordinaires, allant au-delà de la préparation et de la participation aux séances du Conseil de fondation, du Comité exécutif et des Commissions, le Conseil de fondation, ayant égard au caractère non lucratif de la Fondation et à son exonération fiscale, peut accorder une indemnité extraordinaire qui sera discutée au préalable avec les autorités fiscales.
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| Art. 5 |
Attributions générales
Le Conseil de fondation fixe la politique générale, assure le financement, administre et contrôle l'Institut.
Il exerce les droits qui lui sont conférés par les statuts et a les compétences que les lois ou les règlements n’attribuent pas à d’autres organes.
En particulier, le Conseil de fondation
1.
définit la stratégie, l’organisation et les règles de gestion de la Fondation:
a. il approuve le mandat de prestations pluriannuel conclu avec les représentants de la Confédération et de Pro Helvetia
b. il approuve la politique d’investissement décidée par l’Office fédérale des constructions et de la logistique en concertation avec la direction de l’Institut
c. il administre le patrimoine de la fondation et recherche les moyens financiers nécessaires au fonctionement de l’Institut
d. il fixe les objectifs annuels
e. il définit l’organisation
f. il approuve les cahiers de charges du directeur, des responsables scientifique et artistique et de l’administrateur
g. il engage la Fondation envers les tiers
h. il fixe les pouvoirs de signature
i. il accepte les donations et les dévolutions
2.
adopte le règlement d’organisation, et les autres règlements nécessaires.
3.
approuve chaque année le rapport annuel de gestion.
4.
présente les rapports et les comptes à l’autorité de vigilance et assure les contacts avec la Confédération, Pro Helvetia et les autres principaux partenaires de l’Institut en leur fournissant les informations nécessaires.
5.
institue un comité exécutif, une commission universitaire, une commission artistique, et les autres commissions nécessaires pour le fonctionnement de la Fondation.
6.
nomme:
a. les membres du Conseil de fondation et du comité exécutif,
b. les membres des commissions et leurs présidents,
c. le directeur,
d. l’administrateur,
e. le responsable scientifique et le responsable artistique,
f. le secrétaire du Conseil de fondation,
g. les membres de l’Institut sur propositions de la commission universitaire et de la commission artistique.
7.
élit parmi ses membres un président et deux vice-présidents.
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| Art. 6 |
Attributions financières
Le Conseil de fondation a les compétences financières suivantes:
a. il décide les prélèvements sur le capital de fondation;
b. il approuve le budget;
c. il approuve les comptes de l’exercice écoulé, après vérification par l’organe de révision;
d. il autorise les dépassements de budget supérieurs aux compétences du Comité exécutif;
e. il peut autoriser, pour des raisons importantes et après avoir entendu le comité exécutif, des nouvelles dépenses qui ne sont pas prévues au budget;
f. il nomme le questeur et organise le contrôle interne;
g. il nomme l’office de révision.
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| Art. 7 |
Séances
Le Conseil de fondation se réunit, en règle générale, deux fois par année : au cours du premier semestre, pour approuver les comptes de l’exercice écoulé et le rapport annuel et pour nommer les membres de la prochaine année académique; au cours du dernier trimestre, pour approuver les objectifs et le budget de l’année à venir.
Le Conseil de fondation se réunit en outre lorsque trois de ses membres au moins en font la demande.
Les séances du Conseil de fondation ont lieu en règle générale à Rome.
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| Art. 8 |
Convocations
Le Conseil de fondation est convoqué par le président pour traiter des affaires qui lui sont réservées par les statuts et les règlements.
Le rapport annuel de gestion et les comptes de l’exercice écoulé seront envoyés aux membres du Conseil de fondation avec la convocation à la séance du premier semestre. Le budget et les objectifs de l’année suivante seront adressés aux membres du Conseil de fondation en même temps que la convocation du dernier trimestre.
Les séances ordinaires de l’année à venir, sont fixées à la fin de l’année en cours.
Le Conseil de fondation est convoqué par simple lettre ou par la poste électronique. L’ordre du jour et la documentation doivent être en possession des membres au moins dix jours en avance.
Les objets ne figurant pas à l’ordre du jour ne peuvent être traités que si tous les membres ont exprimé leur accord.
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| Art. 9 |
Délibérations
Le Conseil de fondation délibère dès que la moitié de ses membres est présente.
Le Conseil de fondation prend ses décisions à la majorité des suffrages exprimés, à l’exception des cas où une prescription plus rigoureuse doit être observée.
Les votes se font à main levée. Le scrutin secret est utilisé lorsque le Conseil de fondation en a décidé ainsi par un vote préalable.
Les décisions du Conseil de fondation peuvent être prises sous la forme d’une prise de position écrite, à moins que la discussion ne soit requise par l’un des membres. Elles doivent être inscrites dans le procès-verbal de la séance suivante.
Le directeur et l’administrateur de l’Institut, prennent part aux séances avec voix consultative.
Le président ne vote que s’il y a lieu de départager les voix exprimées ou si le scrutin est secret.
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| Titre II: |
La présidence du Conseil de fondation
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| Art. 10 |
Le Président les Vice-Présidents
Le président et les vice-présidents sont élus pour une période de quatre ans ; ils sont rééligibles une fois.
Le président du Conseil de fondation est citoyen suisse.
Le président, en collaboration avec le directeur de l’Institut, établit l’ordre du jour et prépare les séances du Conseil de fondation dont il assure la présidence et le bon fonctionnement.
Le président veille à l’exécution des décisions du Conseil de fondation.
Le vice-président le plus ancien par fonction remplace le président en cas d’empêchement.
Les vice-présidents assument les tâches qui leur sont confiées par le président ou par le Conseil de fondation.
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| Titre III: |
Les commissions du Conseil de fondation
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Chapitre I: |
Le comité exécutif |
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| Art. 11 |
Composition
Les membres du Comité exécutif sont nommés par le Conseil de fondation; ils sont choisis parmi ses membres.
En font partie: le président, les deux vice-présidents, et un autre membre du Conseil de fondation.
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| Art. 12 |
Fonctionnement
Le président du Conseil de fondation assume la présidence du Comité exécutif qui se réunit en principe quatre fois par an et chaque fois que la nécessité se présente.
Le comité exécutif peut confier des tâches particulières à l’un de ses membres et prendre des décisions par voie de circulation.
En règle générale, le directeur et l’administrateur de l’Institut ainsi que le questeur participent aux séances du Comité exécutif.
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| Art. 13 |
Compétences
Le comité exécutif accompagne et supervise les activités de l’Institut pour ce qui concerne la programmation, l’activité des membres et des hôtes de l’Institut à Rome, à Venise et à Milan.
En matière financière il a les compétences suivantes:
a. il s’occupe de la gestion des biens de la fondation et contrôle régulièrement l’évolution du patrimoine et son rendement;
b. il analyse le plan financier, le budget et les comptes annuels et formule un préavis à l’attention du Conseil de fondation;
c. il organise, pour le Conseil de fondation, les bases pour la révision externe, examine les rapports et s’assure de l’adoption de ses recommandations;
d. il organise le contrôle interne et supervise son activité;
e. il peut autoriser les dépassements du budget en faveur d’un projet quand son financement est assuré. Pour des raisons justifiées, un dépassement de 5% de la position du budget peut être autorisé. Au-delà de cette limite les dépassements doivent être autorisés par le Conseil de fondation.
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| Chapitre II: |
Les autres commissions du Conseil de fondation
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A. Généralités
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| Art. 14 |
Constitution des Commissions
Le Conseil de fondation nomme une commission universitaire et une commission artistique. Si le Conseil de fondation institue d’autres commissions, il en désigne le président et les membres et en définit les tâches.
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| Art. 15 |
Composition
Les commissions sont composées, en règle générale, de trois à douze membres, qui restent en charge quatre ans et sont rééligibles deux fois.
Des personnes compétentes, ne faisant pas partie du Conseil de fondation, peuvent être nommées membres des Commissions.
Les commissions peuvent, selon l'objet de leurs délibérations, inviter des personnalités compétentes à participer aux séances ou à donner leur avis.
Les Commissions rendent compte de leur activité dans le rapport annuel.
Les fonctions de membres des commissions sont honorifiques.
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B. La commission universitaire
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| Art. 16 |
Compétences
La commission universitaire a les compétences suivantes:
a. elle propose au Conseil de fondation la nomination des membres universitaires de l’Institut. Le directeur de l’Institut et le président de la commission artistique participent au choix.
b. elle suit l’activité scientifique des membres universitaires de l’Institut;
c. elle discute avec le directeur le programme scientifique de l’Institut;
d. elle soutient le directeur dans la recherche du responsable scientifique;
c. elle propose au Conseil de fondation la nomination des nouveaux membres de la commission universitaire.
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C. La commission artistique
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| Art. 17 |
Compétences
La commission artistique a les compétences suivantes:
a. elle propose au Conseil de fondation la nomination des membres artistiques de l’Institut. Le directeur de l’Institut et le président de la commission universitaire participent au choix.
b. elle suit l’activité artistique des membres artistiques de l’Institut;
c. elle discute avec le directeur le programme artistique de l’Institut;
d. elle soutient le directeur dans la recherche du responsable artistique;
e. elle propose au Conseil de fondation la nomination des nouveaux membres de la commission artistique.
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Troisième partie
Le directeur et les autres fonctions supérieures de l’Institut
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| Titre I: |
Le directeur
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| Art. 18 |
Nomination
Le directeur de l’Institut est nommé pour une période de quatre ans; son contrat peut être renouvelé.
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| Art. 19 |
Fonctions et compétences générales
Le directeur dirige l’Institut en collaboration avec le responsable scientifique et le responsable artistique et avec l’administrateur.
Le directeur représente l'Institut; il est l'organe d'exécution du Conseil de fondation et, dispose en particulier des compétences suivantes:
a. il dirige et développe l'Institut comme centre scientifique et artistique dans le cadre défini à l'article 2 de l'acte de fondation et selon les termes du mandat de prestations, en collaboration avec le responsable scientifique, le responsable artistique et l’administrateur;
b. il propose au Conseil de fondation la nomination de l'administrateur;
c. il propose au Conseil de fondation la nomination du responsable scientifique et du responsable artistique après avoir consulté la commission universitaire ou la commission artistique;
d. il nomme le personnel de l’Institut;
e. il supervise l’activité de l’administrateur, du responsable scientifique, du responsable artistique et des autres collaborateurs de l’Institut;
f. il transmet au Conseil de fondation le rapport annuel de gestion, ainsi que les rapports scientifique et artistique pour le 30 avril de chaque année.
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| Art. 20 |
Compétences financières
Le directeur de l’Institut a les compétences financières suivantes:
a. il élabore, en collaboration avec l’administrateur et les responsables scientifique et artistique le budget annuel de l’Institut et le soumet au Comité exécutif pour le 30 septembre;
b. il autorise:
1. les dépenses et il peut déléguer des dépenses inférieures à 500 Euros,
2. les frais de voyage et de représentations du personnel administratif,
c. il formule son préavis pour le payement des frais de représentation et de voyage du responsable scientifique et du responsable artistique;
d. il rend compte régulièrement au Comité exécutif de la gestion financière de l’Institut.
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| Titre II: |
Les autres fonctions supérieures de l’Institut
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| Chapitre I: |
L’administrateur
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| Art. 21 |
Généralités
L’administrateur est nommé par le Conseil de Fondation sur proposition du directeur.
Il est subordonné au directeur de l’Institut.
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| Art. 22 |
Compétences générales
L’administrateur assure le bon fonctionnement administratif de l’Institut. Il exerce en particulier les compétences suivantes:
a. il administre le personnel,
b. il a les compétences financières qui lui sont attribuées par le présent règlement,
c. il assure la tenue des actes de l’Institut,
d. il collabore à l’organisation des manifestations,
e. il facilite la résolution des problèmes administratifs des membres,
f. il est responsable de la surveillance des infrastructures.
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| Art. 23 |
Compétences financières
En matière financière, l’administrateur a les compétences suivantes:
a. il rassemble, pour le 15 septembre, pour l’ensemble de l’Institut, les programmes de l’année suivante avec l’indication des coûts et il élabore un projet de budget qu’il soumet au directeur de l’Institut;
b. il contrôle régulièrement le respect du budget et signale immédiatement au directeur tout dépassement;
c. il tient la comptabilité de la Fondation et établit les clôtures trimestrielles et annuelles;
d. il élabore un plan de la liquidité ainsi que les projections financières;
e. il transmet les pièces nécessaires au questeur;
f. il assure la gestion des contributions des tiers;
g. il procède à la vérification budgétaire de chaque acte de l’Institut qui comporte des conséquences financières;
h. il planifie et contrôle la liquidité (cash-management) et signale tout dépassement au comité exécutif;
i. il a le pouvoir de refuser un payement qui n’est pas conforme aux règles ci-dessus mentionnées ou qui ne peut être attribué à un projet précis
L’administrateur autorise toutes les pièces justificatives et tous les payements et vérifie les aspects formels des factures.
Les pièces justificatives doivent être vérifiées par le responsable qui les signe et les attribue à un projet prévu au budget.
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| Chapitre II: |
Le responsable scientifique |
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| Art. 24 |
Généralités
Le responsable scientifique est nommé par le Conseil de fondation sur proposition du directeur pour une période de quatre ans; son contrat peut être renouvelé.
Le responsable scientifique est subordonné au directeur de l’Institut.
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| Art. 25 |
Compétences générales
Le responsable scientifique exerce les compétences générales suivantes:
a. il collabore avec le directeur pour le développement de l'Institut comme centre de recherche scientifique et artistique dans le cadre défini à l'article 2 de l'acte de fondation et selon les termes du mandat de prestations;
b. il élabore et organise avec le directeur et en collaboration avec le responsable artistique le programme scientifique dont il assume la responsabilité dans le cadre du budget;
c. il dirige de manière autonome le projet scientifique quadriennal;
d. il assure les relations et les contacts de l'Institut avec les Universités et les Organismes de recherches suisses ainsi qu'avec les Universités italiennes et les Instituts scientifiques italiens et étrangers présents en Italie;
e. il conseille les membres scientifiques;
f. il propose au directeur les engagements des collaborateurs et collaboratrices spécialistes, dans les limites du budget respectif.
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| Art. 26 |
Compétences financières
Le responsable scientifique collabore à la bonne gestion financière de l’Institut. Il exerce en particulier les compétences suivantes:
a. il élabore le programme et le budget annuel des activités scientifiques (avec l’indication des coûts des plus importantes positions du budget) et le transmet à l’administrateur pour le 15 septembre;
b. il soumet à l’administrateur les engagements pour les manifestations scientifiques pour la vérification;
c. il autorise les frais de voyage des collaborateurs du secteur scientifique dans le cadre du budget;
Pour les frais de représentation et de voyage chaque coût doit être justifié avec une pièce justificative. Les dépenses doivent être signées par le supérieur hiérarchique et présentées sur un formulaire ad hoc.
e. il transmet à l’administrateur les pièces justificatives adressées à l’Institut, référencées et vérifiées.
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| Chapitre III: |
Le responsable artistique
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| Art. 27 |
Généralités
Le responsable artistique est nommé par le Conseil de fondation sur proposition du directeur pour une période de quatre ans; son contrat peut être renouvelé.
Le responsable artistique est subordonné au directeur de l’Institut.
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| Art. 28 |
Compétences générales
Le responsable artistique exerce les compétences générales suivantes:
a. il collabore avec le directeur pour le développement de l'Institut comme centre de recherche scientifique et artistique dans le cadre défini à l'article 2 de l'acte de fondation et selon les termes du mandat de prestations;
b. il élabore et organise avec le directeur et en collaboration avec le responsable scientifique le programme artistique dont il assume la responsabilité dans le cadre du budget;
c. il assure les relations et les contacts de l'Institut avec les institutions culturelles et artistiques suisses, italiennes et étrangères présentes en Italie;
d. il conseille les membres artistiques;
e. il propose au directeur les engagements des collaborateurs et collaboratrices spécialistes dans les limites du budget respectif.
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| Art. 29 |
Compétences financières
Le responsable artistique collabore à la bonne gestion financière de l’Institut. Il exerce en particulier les compétences suivantes:
a. il élabore le programme et le budget annuel des activités artistiques (avec l’indication des coûts des plus importantes positions du budget) et le transmet à l’administrateur pour le 15 septembre;
b. il soumet à l’administrateur les engagements pour les manifestations artistiques pour la vérification;
c. il autorise les frais de voyage des collaborateurs du secteur artistique dans le cadre du budget;
Pour les frais de représentation et de voyage chaque coût doit être justifié avec une pièce justificative. Les dépenses doivent être signées par le supérieur hiérarchique et présentées sur un formulaire ad hoc.
d. il transmet à l’administrateur les pièces justificatives adressées à l’Institut référencées et vérifiées.
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Quatrième partie
Les membres de l’Institut
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| Art. 30 |
Membres
Peuvent être choisies comme membres de l’Institut, les personnes qui sont de nationalité suisse, celles qui résident en Suisse et celles qui, sans résider en Suisse, ont néanmoins un lien fort avec une institution scientifique ou culturelle suisse.
L’âge limite est de 40 ans révolus au moment du choix.
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| Art. 31 |
Qualité, durée, droit et obligations
Les membres peuvent être internes ou externes.
Les membres internes résident dans l’Institut pour une année; exceptionnellement le Conseil de Fondation, sur proposition de la Commission compétente, peut prolonger cette durée de 12 mois.
Les membres externes ne résident pas dans l’Institut, mais bénéficient de l’appui et des structures de l’Institut pour leurs activités scientifiques ou artistiques.
En contrepartie de ce que l’Institut offre, les membres apportent une contribution artistique ou scientifique définie d’entente avec le directeur.
Tous les membres sont tenus de respecter les règlements de l’ISR et de participer à ses activités. Ils élaborent un rapport sur leurs activités.
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| Art. 32 |
Artistes et scientifiques en résidence
Exceptionnellement et pour des séjours limités, des scientifiques, des artistes ou des écrivains confirmés peuvent être accueillis en résidence à l’Institut.
Le directeur décide après concertation avec le comité exécutif.
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Cinquième partie
Règles générales pour le fonctionnement de la Fondation
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| Titre I: |
Le budget et l’engagement de la Fondation
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| Art. 33 |
Caractère du budget
Le budget lie les organes et toutes les fonctions de l’Institut.
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| Art. 34 |
Contrôle budgétaire
Tout acte de l’Institut qui a des conséquences financières doit être préalablement soumis à l’administrateur pour contrôle budgétaire.
L’avis de l’administrateur a un caractère contraignant.
En cas de divergences entre l’administrateur et le directeur sur les disponibilités financières, l’acte ne peut être autorisé que par le comité exécutif; si la divergence se manifeste entre l’administrateur et un autre responsable subordonné au directeur, l’acte ne peut être autorisé que par le directeur.
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| Art. 35 |
L’engagement de la Fondation
La Fondation est engagée par la signature de deux des membres du Conseil de fondation.
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| Art. 36 |
Pouvoirs de signature
Pour l’activité de l’Institut, la Fondation est engagée par:
a. la signature à deux du directeur et de l’administrateur,
b. ou par la signature à deux du directeur ou de l’administrateur avec le responsable scientifique ou le responsable artistique;
Pour des montants jusqu’à 5'000 Euros, l’Institut est engagé par la signature individuelle du directeur, de l’administrateur, du responsable scientifique ou du responsable artistique.
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| Titre II: |
La révision interne
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| Art. 37 |
Révision interne
La révision interne est confiée au questeur, qui est choisi à l’extérieur du Conseil de fondation.
La révision interne est subordonnée au Comité exécutif auquel elle rend compte de son activité.
Sur proposition du questeur, le comité exécutif peut confier la révision interne à une société spécialisée ou à un tiers qualifié.
Le questeur:
a. participe aux séances du Comité exécutif,
b. collabore avec l’organe de révision pour la certification annuelle des comptes,
c. collabore avec le réviseur interne dans le cas où la révision interne a été confiée à un tiers,
d. examine les clôtures trimestrielles,
e. vérifie les processus de gestion.
f. soutient l'administrateur dans l'administration du personnel avec contrat suisse.
Le questeur a accès à tous les actes de la Fondation.
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| Titre III: |
Le secrétaire du Conseil de fondation et les archives
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| Art. 38 |
Le Secrétaire du Conseil de fondation
Le secrétaire du Conseil de fondation a les compétences suivantes:
- d’entente avec le président, il élabore l’ordre du jour et le transmet aux membres avec l’invitation,
- rédige le procès-verbal,
- est responsable des archives de la Fondation.
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| Art. 39 |
Les Archives
Les livres des comptes doivent être gardés pendant 10 ans (art. 962 CO).
Afin de réunir de manière judicieuse en un même lieu les actes relatifs à sa création, à son développement et à sa gestion, tous les documents de l’Institut sont remis aux archives, à l'exception de la correspondance courante.
Les actes seront classés et conservés dans un ordre rationnel et maintenus en bon état.
Le Comité exécutif adopte les dispositions nécessaires pour la tenue des archives et des actes.
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Sixième partie
Entrée en vigueur et dispositions transitoires
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| Art. 40 |
Adoption et entrée en vigueur
Le présent règlement a été adopté par le Conseil de fondation lors de sa séance du 29 avril 2008.
Toutes les dispositions du Règlement entrent immédiatement en vigueur, à l’exception des art. 23 let c) et 37, qui entrent en vigueur le 1.1.2009.
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| Art. 41 |
Abrogation des Règlements antérieures et dispositions transitoires
Le règlement d’organisation du 2 mai 1996 ainsi que le règlement financier du 24 août 2007 sont abrogés à l’exception des dispositions prévues à l’alinéa 2 de cet article.
A titre transitoire, jusqu’au 1.1.2009, restent en vigueur les dispositions suivantes:
1.
l’art. 8 let. c) du Règlement financier du 24 août 2007, de la teneur suivante:
“L’administrateur a les compétences financières suivantes:
c) Il tient à jour la comptabilité partie Italie“.
2.
l’art. 9 du Règlement financier du 24 août 2007, de la teneur suivante:
“Le questeur:
a. tient à jour la comptabilité partie Suisse et l'administration du personnel de l'Institut employé en Suisse,
b. établit les clôtures trimestrielles et annuelles consolidées (partie Italie et partie Suisse),
c. prépare le bilan et le compte économique consolidé à soumettre à la commission financière,
d. collabore avec l'organe de révision pour la certification annuelle des comptes.”
3.
a. Les mandats du président et des membres du Conseil de fondation, exceptés les membres de droit, arrivent à échéance le 30 juin 2008.
b. Le nouveau Conseil de fondation sera élu pour la période du 1er juillet 2008 au 30 juin 2012.Rome, le 4 mai 2008
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Scarica
Règlement d'organisation
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